Cum navighezi cu succes discuțiile dificile
Discuțiile dificile sunt practic inevitabile. În mediul profesional discuțiile dificile pot apărea cu un manager, un coleg sau un angajat care nu și-a îndeplinit sarcinile.
Discuțiile dificile necesită curaj, nu doar abilitate.
În acest articol îți prezint câteva recomandări pe care să iei în considerare data viitoare când vei nevoit să gestionezi discuții dificile în mediul profesional.
Aceste recomandări au fost inspirate din materialele lui Jean-Francois Manzoni, profesor de leadership și dezvoltare organizațională, actualmente decanul Institutului pentru Dezvoltarea Managementului (IMD) din Lausanne, Elveția.
1. Schimbă-ți perspectiva.
Simplul fapt că deja ți-ai fixat în minte că te pregătești pentru o discuție dificilă îți va da anxietate. Încearcă să schimbi abordarea și să te gândești că urmează să rezolvi o situație, să oferi alternative sau ai o discuție constructivă despre dezvoltare.
Abordarea binară (bine/rău, da/nu) nu te va ajuta, așa că gândește în termeni pozitivi.
Ceea ce ne spunem noi înșine, în mintea noastră, este important pentru a stabili din ce poziție abordăm o discuție dificilă.
2. Alege spațiul potrivit.
Evident, conversațiile dificile nu se pot desfășura într-un birou unde toată lumea este prezentă.
Alege din timp o încăpere liniștită, ferită de ochii colegilor, de unde nu se poate auzi discuția. Eventual invită pe cineva neutru să participe pentru obiectivitate.
3. Respiră.
Cu cât ești mai calm, cu atât vei putea gestiona mai bine o discuție dificilă. Ia-ți puțin timp înainte ca să respiri, să-ți aduni gândurile și să intri în conversație de pe o poziție echilibrată și nu negativă d.p.d.v. emoțional.
Pregătirea (pentru orice fel de situație) este atributul oamenilor de succes. Pregătește-ți corpul și mintea pentru o confruntare verbală și ai șanse mai mari să o gestionezi mai bine.
4. Pune pe hârtie în avans ideile cheie.
Cum ziceam: pregătirea e totul. E bine să ai un plan, dar nu replică cu replică, și să rămâi flexibil pe parcursul discuției.
Înainte de discuție, pune pe hârtie elementele cheie pe care vrei să le atingi și fii cât de specific posibil. „Ai întârziat de 10 ori în ultima lună.”, „În data de 31 decembrie, clientul a fost nemulțumit de timpul de așteptare.”.
La fel de important, pregătește-ți fraza cu care începi discuția pentru a oferi de la început context: „Urmează să avem o discuție constructivă care te va ajuta să te dezvolți și va ajuta echipa să devină mai performantă.”
5. Ia în calcul și perspectiva celuilalt.
În pregătirea acestei discuții, întrebă-te care este problema și din ce unghi privește cealaltă persoana problema. Dacă nu ești sigur că ai înțeles care este aceasta, pur și simplu întreabă. Fii onest și vulnerabil; ajută.
Este esențial ca această discuție se să întâmple într-un cadru în care arăți cu adevărat că îți pasă de ce simte persoana cu care ai discuția dificilă.
6. Nu te grăbi și ascultă, ascultă, ascultă.
Pentru a evita confuzie și tensiune, încetinește ritmul conversației și ascultă activ. Este chiar în regulă să lași un mic moment de pauză înainte de a răspunde pentru că îți va da timp să îți alegi cuvintele potrivite situației și va încetini cadența discuției.
Iar în timp ce asculți, poți să înțelegi chiar și mai bine perspectiva celui cu care discuți.
A, și nu uita de contact vizual cât timp asculți. Dacă asculți, dar ești cu ochii în telefon în același timp, probabil vei înrăutăți lucrurile mai mult decât le vei rezolva.
7. Oferă ceva la schimb.
Întreabă-te mereu ce ai putea oferi la schimb pe timpul acestei discuții dificile. Mereu există ceva, ceva care să îl pe interlocutor să simtă că primește totuși ceva, nu doar pierde.
De exemplu, dacă este nevoie să concediezi pe cineva, poți pregăti o recomandare scrisă. Sau dacă ești în postura de a refuza un proiect important, oferă alternative sau soluții (ca de exemplu cine ar fi mai potrivit să ia proiectul).
8. Analiza post acțiune.
După ce s-a terminat, rezervă-ți timp și analizează ce s-a întâmplat. Gândește-te la ce a mers bine și ce nu, la ce reacții ai avut sau ce ai spus și ce reacție a provocat la celălalt. Asta te va ajuta pe viitor. În domeniul militar orice activitate importantă se încheie cu un „after action review” (AAR). Mereu există ceva de învățat, iar acest proces te poate ajuta foarte mult.
Ți-a plăcut acest articol? Urmărește-mă și pe Instagram unde postez în mod regulat conținut educațional care să te ajute să devii o persoană mai bună la serviciu și acasă.
