Cum să Scrii Corect un Email Profesional

Cum să scrii corect un email profesional

Îți cauți clienți, așa că recurgi la cold emailing. Dar știi că pentru asta trebuie să scrii corect un email trimis în scop profesional. Întâmpini aceeași problemă și cu baza ta de date… Le trimți clienților tăi câte un newsletter săptămânal. Totuși, te întrebi de ce rata de deschidere a mesajelor tale este sub 1%.

Îți faci griji. Ai căutat modele de emailuri. Știi că un mesaj slab redactat poate avea consecințe dezastruoase asupra evoluției carierei tale. Poate conduce la pierderea unui potențial client. Poate că o oportunitate de afaceri nu se mai concretizează din această cauză. Sau poate că riști să pierzi conexiuni importante. Ai impresia că ai încercat totul. Dar ai avut în vedere ce trebuie să conțină un email profesional?

În acest articol îți prezint câteva recomandări care te vor ajuta să scrii corect un email profesional și să te faci remarcat prin asta.

Adresa de email profesionala

Asigură-te că adresa ta de email arată profesional

Știi acele adrese de email care sună cam așa: johny884u@yahoo.com. În niciun caz acestea nu sunt exemple de adrese profesionale.

Asigură-te că nu este cazul tău.

Și asigură-te că ai măcar un cont de Gmail.com. E gratuit, safe, îți oferă multe integrări și este ușor de folosit.

Situația ideală este cea în care folosești adresa ta profesională de email. O adresă care include numele tău și al domeniului website-ului. Spre exemplu, contact@domeniultau.ro, sau orice altă extensie care este relevantă pentru tine.

De exemplu, pentru site-ul meu www.adrianmurariu.ro folosesc adresa salut@adrianmurariu.ro, sau pentru site-ul www.betraining.ro folosesc adresa adrian@betraining.ro.

Nu ai acces la o adresă de email profesională încă? Atunci e timpul să îți faci o nouă adresă de email. Aceasta trebuie să includă primul și ultimul tău nume. Și reține că în astfel de cazuri, trebuie să respecți tehnica… K(eep) I(t) S(imple) S(tupid).

Verifica emailul inainte de a-l trimite

Scrie email-ul, verifică-l, abia apoi introdu adresa destinatarului și trimite-l

Imaginează-ți că apeși butonul „trimite” din greșeală, iar mesajul tău nu este finalizat.

Ce impresie i-ai lăsa destinatarului dacă i-ai trimite un mesaj incomplet? Nu una bună, cu certitudine.

Așa că, nu include adresa de email a destinatarului decât după ce ești convins că mesajul este finalizat. Mai exact, după ce ai verificat ca…

  • Mesajul să fie corect scris din punct de vedere gramatical.
  • Să nu ai niciun typo.
  • Fiecare document necesar să fie atașat.

De-abia după ce ai recitit mesajul de câteva ori, ești pregătit să introduci adresa de email a destinatarului. Și să apeși „trimite.”

Știu, e mai mult de muncă, dar pentru mine e cea mai bună metodă de a mă asigura că nu trimit emailuri incomplete, fără atașamente sau la alți destinatari.

Cum să scrii corect un email profesional

Subiectul emailului tău profesional: scurt și la obiect

Și tu primești zeci, poate sute de email-uri în fiecare zi. Atunci când vrei să scrii un email profesional corect, ia în calcul și acest lucru.

Iar ceea ce determină dacă îl vei deschide sau nu este subiectul acestuia. De obicei, deschizi un email al cărui subiect este:

  • Concis și specific.

Mai exact, un subiect care face trimitere la informațiile pe care destinatarul le va găsi în mesaj.

Spre exemplu „detalii despre noile măsuri de siguranță.”

  • Ales cu atenție.

Alege subiectul mesajului numai dacă ce ai finalizat conținutul acestuia. Astfel, vei include în subiect cele mai importante părți ale mesajului.

Spre exemplu „Cum să vorbești în fața camerei chiar dacă ai emoții”

Și dacă iei în calcul să nu completezi deloc subiectul emailului… acesta va ajunge, cel mai probabil, necitit, în coșul de gunoi al destinatarului.

Salutul unui email profesional

Un email profesional începe întotdeauna cu un salut

Ca să scrii un email profesional corect, trebuie să ai un limbaj profesional, inclusiv la salut.

Dar rămâne la latitudinea ta să stabilești dacă salutul va fi formal sau informal. În mod normal, stabilești asta în funcție de relația pe care o ai cu destinatarul emailului.

De exemplu, un salut de tipul „Bună, (PRENUME)” s-ar putea să nu fie potrivit, mai ales atunci când intri în contact cu o persoană pentru prima dată.

Iar dacă nu deții nicio informație cu privire la destinatar, îți recomand să începi cu un salut formal, precum “În atenția domnului/doamnei (FUNCȚIA DEȚINUTĂ).” Pentru că de mult ori, te adresezi unei persoane din vârful organizației, dar vei primi un răspuns din partea responsabilului pe subiectul emailului.

Vei putea diminua gradul de formalitate în momentul în care destinatarul îți va indica faptul că își dorește ca tu să faci asta sau, desigur, după ce ați stabilit de comun acord că vă puteți adresa informal unul celuilalt.

Trimiți un email unui înalt oficial? Asigură-te că dai dovadă de respect față de statusul social al acestuia. Ca de exemplu, “Domnule/Doamnă Ionescu” sau “Excelența Voastră” în mediul diplomatic.

Deci, trebuie să te asiguri că arăți respectul cuvenit tuturor celor cu care interacționezi.

Introducerea unui email trebuie sa fie relevanta subiectului

Formulează o introducere relevantă subiectului emailului

Ești nesigur că destinatarul te cunoaște? Ai putea să te introduci astfel:

„Numele meu este (NUME) și ne-am întâlnit la seminarul de comunicare nonverbală de ieri. Am avut o discuție interesantă cu privire la modul cum organizați evenimente caritabile și am stabilit că discutăm prin email despre posibile viitoare colaborări.”

Ești sigur că destinatarul te cunoaște, dar nu ați mai vorbit de ceva vreme? Îți recomand să începi astfel:

„Sper că acest mesaj te găsește bine. Am văzut că ai câștigat primul loc la competiția de tenis din cadrul companiei tale. Și mi-ar plăcea să te felicit cu această ocazie.”

Conversatie interesantă, structurată și informativă

Conținut interesant, structurat și informativ

Cum poți formula un conținut interesant și informativ?

  • Fă-ți temele cu privire la destinatar. Informează-te cu privire la backgroundul său cultural și religios. Nu ai vrea să faci nicio afirmație care să îl insulte. Și care să descurajeze conversația.
  • Folosește un ton profesional. Nu folosi prea multe semne de exclamare. Sau alte semne de punctuație agresive.
  • Nu include prea multe fișiere atașate într-un singur email. Dacă trebuie să trimiți multe fișiere, asigură-te că acestea au nume relevante. Și că sunt ușor de urmărit.
  • Fii scurt și la obiect. Astfel, destinatarul va fi convins că știi cum să extragi informația esențială.
  • Împarte conținutul în 3 – 5 paragrafe. Mesajul va părea mai aerisit. Și, deci, mai ușor de citit.
  • Recitește textul de câteva ori. Întreabă-te „Ce alte întrebări ar putea să mai aibă destinatarul meu după ce îmi citește mesajul?”
  • Evită acronimele și abrevierile.

Asta pentru că un email scris și trimis de tine este o extensie a brandului tău personal.

Încheierea unui email corect profesional

Păstrează un ton profesional în închierea emailului

Este esențial să închei un email cu un salut.

Poți să îl închei prin următoarele formule:

  • „Cu stimă”;
  • „Cu respect”;
  • „Toate cele bune”;
  • „Vă mulțumesc”;
  • „Cu deosebită considerație”;
  • „Numai bine.”

Indiferent de formula pentru care optezi, asigură-te că păstrezi același nivel de formalitate de la începutul mesajului până la finalul acestuia.

Și nu uita să îți incluzi semnătura. Aceasta ar trebui să vină la pachet cu informațiile tale de contact, logo-ul companiei tale și poziția pe care o ocupi.

Concluzie

După cum ți-ai dat seama deja, modul cum ambalezi un mesaj trimis are de-a face cu modul cum te prezinți. Iar modul cum te prezinți – până și prin intermediul unui email – spune multe despre cine ești.

Deci, tu cum te prezinți pentru a-ți construi o reputație impecabilă?

Hai să vedem ce altceva mai putem îmbunătăți în construirea brandului tău personal… magnetic.

De la eticheta la restaurant, la netiquette, și alte informații legate de etichetă și comunicare, îți pun la dispoziție tot ceea ce am învățat eu în experiența mea proprie la locul de muncă, dar și de când organizez evenimente și creez conținut pe domeniul etichetei și a protocolului.

Dacă ești interesat să înveți mai multe despre etichetă, comunicare și protocol în afaceri, inclusiv despre cum să scrii un email corect profesional, înscrie-te la următorul eveniment pe care îl organizez. Vei avea parte de o experientă educativă intensivă, alături de traineri exprimentați, într-un cadru de 5 stele. Găsești toate detaliile aici.

Dacă ți-a plăcut acest articol, nu ezita să îi dai un share pe Facebook sau pe LinkedIn.

În încheiere, vreau să îți spun despre episodul de podcast pe care l-am realizat cu Andrei Pop, colegul meu în proiectul Etiquette Training, în care am vorbit despre cum să întreții relațiile de business atunci când lucrezi de acasă și unde am inclus câteva recomandări despre cum să scrii un email. Poți asculta podcastul în aplicația ta preferată de streaming, găsești lista de aplicații aici, sau poți să ne vezi pe YouTube.

Lasă un comentariu

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.