Cum Scrii Corect un E-mail Profesional
Aparent sunt trimise 8 milioane de e-mailuri pe secundă. Asta denotă faptul că e-mailul este probabil cel mai utilizat mijloc de comunicare scrisă.
Indiferent că ești antreprenor, angajat la stat sau în privat, sau pur și simplu cetățean care vrea să se adreseze unei instituții publice, va trebui să scrii la un moment dat un e-mail profesional.
Iar fiecare dintre noi scriem e-mailuri profesionale cu diferite motive: să informăm, să influențăm, să convingem etc.
Problema des întâlnită că nu tot timpul aceste e-mailuri sunt deschise, citite sau că pur și simplu nu își îndeplinesc obiectivul.
Asta pentru că nu au o structură de e-mail profesional, nu sunt scrise corect sau pur și simplu nu atrag interesul destinatarului.
Așa că în acest articol îți prezint câteva recomandări care te vor ajuta să scrii și să organizezi corect un e-mail profesional, inclusiv formule de început și încheiere, și să te faci remarcat prin asta.
Asigură-te că adresa ta de e-mail arată profesional
Știi acele adrese de e-mail care sună cam așa: johny884u@yahoo.com. În niciun caz acestea nu sunt exemple de adrese profesionale.
Asigură-te că nu este cazul tău.
Și asigură-te că ai măcar un cont de Gmail.com. E gratuit, safe, îți oferă multe integrări și este ușor de folosit.
Situația ideală este cea în care folosești adresa ta profesională de e-mail. O adresă care include numele tău și al domeniului website-ului. Spre exemplu, contact@domeniultau.ro, sau orice altă extensie care este relevantă pentru tine.
De exemplu, pentru siteul meu www.adrianmurariu.ro folosesc adresa salut@adrianmurariu.ro, sau pentru siteul www.etiquettetraining.ro folosesc adresa adrian@etiquettetraining.ro.
Nu ai acces la o adresă de e-mail profesională încă? Atunci e timpul să îți faci o nouă adresă de e-mail care să conțină, pe cât posibil, doar primul și ultimul tău nume.
În astfel de cazuri, ar fi mai bine să respecți regula… K(eep) I(t) S(imple) S(tupid).
Scrie e-mailul, verifică-l, abia apoi introdu adresa destinatarului și trimite-l
O greșeală pe care am făcut-o și eu de nenumărate ori este că am trimis e-mailuri profesionale incomplete, fără atașamente sau cu informații lipsă. Așa că mi-am format acest obicei de a verifica și re-verifica e-mailul înainte de a-l trimite.
Acum imaginează-ți că apeși butonul „trimite” din greșeală, iar mesajul tău nu este finalizat.
Ce impresie i-ai lăsa destinatarului dacă i-ai trimite un mesaj incomplet? Nu una bună, cu certitudine (și îți spun asta din experiență).
Așa că, nu include adresa de e-mail a destinatarului decât după ce ești convins că mesajul este finalizat. Mai exact, după ce ai verificat ca…
- Mesajul să fie corect scris din punct de vedere gramatical;
- Să nu ai niciun typo, adică nicio greșeală de dactilografiere;
- Fiecare document necesar sau menționat să fie atașat e-mailului.
De-abia după ce ai recitit mesajul de câteva ori, ești pregătit să introduci adresa de e-mail a destinatarului. Și să apeși „trimite.”
Știu, e mai mult de muncă, dar pentru mine e cea mai bună metodă de a mă asigura că nu trimit e-mailuri incomplete, fără atașamente sau la alți destinatari.
Mai există un aspect important aici. Mie mi se întâmplă uneori să las în draft un e-mail și 24 h pentru ca să îl pot citi și edita cu un cap limpede. Fie că îți vine să crezi, emoția cu care scrii câteva rânduri se transmite și prin e-mail. De aceea, în loc să fii impulsiv și să răspunzi la un e-mail cu furie, mai bine scrie un draft, lasă-l acolo și revin-o asupra lui când ți-ai schimbat starea.
Subiectul e-mailului tău profesional: scurt și la obiect
Și tu primești zeci, poate sute de e-mailuri în fiecare zi. Atunci când vrei să scrii un e-mail profesional corect, ia în calcul și acest lucru.
Iar ceea ce determină dacă destinatarul îl vei deschide sau nu este subiectul acestuia. De obicei, o persoană deschide un e-mail al cărui subiect este:
- Concis și specific.
Mai exact, un subiect care face trimitere la informațiile pe care destinatarul le va găsi în mesaj.
Spre exemplu „detalii despre noile măsuri de siguranță.”.
- Interesant.
Alege subiectul mesajului numai dacă ce ai finalizat conținutul acestuia. Astfel, vei include în subiect cele mai importante părți ale mesajului.
Spre exemplu „Cum să vorbești în fața camerei fără emoții.”.
Ia în calcul că din moment ce intenționezi să trimiți un e-mail, intrii automat în competiție cu alți expeditori, adverteseri, newslettere etc. Trebuie să faci în așa fel încât să te diferențiezi de toți ceilalți.
Și dacă iei în calcul să nu completezi deloc subiectul e-mailului… acesta va ajunge, cel mai probabil, necitit, în coșul de gunoi al destinatarului.
Un e-mail profesional începe întotdeauna cu un salut sau cu o formulă de adresare
Ca să scrii un e-mail profesional corect, trebuie să ai un limbaj profesional, inclusiv la salut sau, mai bine zis, la formula de adresare.
Dar rămâne la latitudinea ta să stabilești dacă este cazul să folosești un salut informal sau o formulă de adresare, cea din urmă fiind de fapt formula standard, corectă, pentru a începe un e-mail.
Din punctul meu de vedere, există două tipuri de e-mail: formale și informale.
Mulți vor spune că e-mailurile sunt forme de comunicare scrisă exclusiv formale.
Din practică vă pot spune că la un moment dat, în mediul profesional, tratezi e-mailul foarte informal pentru că îl folosești aproape ca un serviciu de mesagerie instantă, în lipsă de alternative.
De aceea, pentru mine, există și e-mailuri informale, trimise către colegi de serviciu cu care am o relație apropiată, și cu care îmi permit să fiu informal. Asta nu înseamnă că e-mailurile mele nu vor avea o structură, adică inclusiv un salut și o încheiere.
Un e-mail formal în schimb trebuie tratat din punct de vedere al structurii și al gramaticii limbii române ca o scrisoare formală. Așa că îți recomand să revezi felul în care se redactează o scrisoare formală dacă vrei să fii în măsură să trimiți e-mailuri formale.
Deci, ca să revenim, începi un e-mail profesional într-o manieră formală sau informală, iar, în mod normal, stabilești asta în funcție de relația pe care o ai cu destinatarul e-mailului.
De exemplu, un salut de tipul „Salut (PRENUME),” s-ar putea să nu fie potrivit, mai ales atunci când intri în contact cu o persoană pentru prima dată.
Iar dacă nu deții nicio informație cu privire la destinatar, îți recomand să începi cu o formulă de adresare precum “În atenția domnului/doamnei (FUNCȚIA DEȚINUTĂ),” Pentru că de mult ori, te adresezi unei persoane din vârful organizației, dar vei primi un răspuns din partea responsabilului pe subiectul e-mailului.
Citește și „Cum să Începi o Conversație. 4 Recomandări pentru a Începe Conversații cu Impact.”
Vei putea diminua gradul de formalitate în momentul în care destinatarul îți va indica faptul că își dorește ca tu să faci asta sau, desigur, după ce ați stabilit de comun acord că vă puteți adresa informal unul celuilalt.
Trimiți un e-mail formal unui înalt oficial? Asigură-te că dai dovadă de respect față de statutul social și profesional al acestuia. Ca de exemplu, „Domnule/Doamnă Ionescu,” sau „Excelența Voastră,” în mediul diplomatic.
Pro tip: Informează-te bine despre formulele de adresare specifice domeniului profesional al destinatarului (diplomatic, case regale, religios, militar etc.). Sunt absolut sigur că destinatarii vor aprecia faptul că te adaptezi uzuanțelor și etichetei respectivului domeniu.
Iată câteva exemple de saluturi sau formule de adresare într-un e-mail profesional:
Formal
- „Domnule/doamnă Ionescu,”;
- „Stimate domnule/doamnă Ionescu,”;
- „Domnule profesor,”;
- „În atenția domnului/doamnei Ionescu,”;
- „În atenția domnului/doamnei Director/Șef serviciu/Manager General,”.
Informal
- „Bună, Adrian!”;
- „Salutări!”;
- „Dragă Adrian,”;
- „Dragul meu prieten,”;
- „Iubitul meu coleg,”.
Formulează o introducere relevantă subiectului e-mailului
Ești nesigur că destinatarul te cunoaște? Ai putea să te introduci astfel:
„Numele meu este (NUME) și ne-am întâlnit la seminarul de comunicare nonverbală de ieri. Am avut o discuție interesantă cu privire la modul cum organizați evenimente caritabile și am stabilit că discutăm prin e-mail despre posibile viitoare colaborări.”
Ești sigur că destinatarul te cunoaște, dar nu ați mai vorbit de ceva vreme? O metodă de a începe e-mailul poate fi următoarea:
„Sper că acest mesaj te găsește bine. Am văzut că ai câștigat primul loc la competiția de tenis din cadrul companiei tale. Și mi-ar plăcea să te felicit cu această ocazie.”
„Cum e viața în București? A trecut ceva vreme de când am schimbat mesaje și m-am gândit să te contactez cu privire la…”
„Sper că ai o săptămână minunată! Ți-am văzut numele în lista celor mai de succes membri ai echipei de vânzări și voiam să te felicit pe această ocazie.”
Dacă ai început să scrii un e-mail formal, vei continua și cu introducerea în același stil.
E-mailul, ca orice comunicare scrisă pe care o emiți, este o extensie de-a ta. Deci în funcție de personalitatea ta, profesia ta, poziția ta șamd, poți alterna cu astfel de formule de introducere. Important este să testezi și să identifici ce te reprezintă, care este stilul tău. Iar pentru acest lucru trebuie să-ți identifici valorile brandului tău personal. Pe site-ul etiquettetraining.ro vei găsi mai multe resurse care te pot ajuta în acest sens, în special ”Personal Branding Plan” care te ajută să îți faci un audit de brand.
Conținut interesant, structurat și informativ
Cum poți formula un conținut interesant și informativ?
- Fă-ți temele cu privire la destinatar. Informează-te cu privire la backgroundul său cultural și religios. Nu ai vrea să faci nicio afirmație care să îl insulte. Și care să descurajeze conversația.
- Folosește un ton profesional. Nu folosi prea multe semne de exclamare. Sau alte semne de punctuație agresive.
- Nu include prea multe fișiere atașate într-un singur e-mail. Dacă trebuie să trimiți multe fișiere, asigură-te că acestea sunt redenumite corespunzător, astfel încât să fie ușor pentru destinatar. Iar dacă fișierele au dimensiuni mari, folosește un serviciu de transfer.
- Fii scurt și la obiect. Astfel, destinatarul va fi convins că știi cum să extragi informația esențială.
- Împarte conținutul în 3 – 5 paragrafe. Mesajul va părea mai aerisit, deci mai ușor de citit.
- Recitește textul de câteva ori. Întreabă-te „Ce alte întrebări ar putea să mai aibă destinatarul meu după ce îmi citește mesajul?”.
- Evită acronimele și abrevierile.
Asta pentru că un e-mail scris și trimis de tine este o extensie a brandului tău personal.
Păstrează un ton profesional în încheierea e-mailului profesional
Așa cum este important să începi un e-mail cu o formulă de adresare sau un salut, la fel, pentru încheiere, folosim o formulă de încheiere sau un salut.
Moduri formale încheiere e-mail:
- „Cu stimă,”;
- „Cu respect,”;
- „Toate cele bune,”;
- „Cu mulțumiri,”;
- „Cu deosebită considerație,”;
- „Cu aleasă considerație,”;
- „Cele mai bune gânduri,”;
- „Numai bine,”;
- „Gânduri bune”.
Indiferent de formula pentru care optezi, asigură-te că păstrezi același nivel de formalitate de la începutul mesajului până la finalul acestuia.
Din nou, acestea sunt câteva exemple care te pot ajuta să te inspiri. Așa cum am scris mai sus, este important să identifici care este stilul tău, conform valorile brandului tău personal și a obiectivelor tale.
Moduri informale încheiere e-mail:
- „Cu prietenie,”;
- „Toate cele bune,”;
- „Sper să ne auzim cu bine,”;
- „Mulțumesc/Mersi,”;
- „Îți doresc o zi/săptămână plăcută în continuare,”;
- „Să ne auzim cu bine,”.
Și nu uita să îți incluzi semnătura. Aceasta ar trebui să vină la pachet cu informațiile tale de contact, logo-ul companiei tale și poziția pe care o ocupi. Semnătura este un element important de branding așa că îți recomand să îți faci o semnătură care să arate profesional și responsive astfel încât să fie vizibilă și pe telefonul mobil.
Concluzie
După cum ți-ai dat seama deja, modul cum ambalezi un mesaj trimis are de-a face cu modul cum te prezinți. Iar modul cum te prezinți – până și prin intermediul unui e-mail – spune multe despre cine ești.
Deci, tu cum te prezinți pentru a-ți construi o reputație impecabilă?
Hai să vedem ce altceva mai putem îmbunătăți în construirea brandului tău personal… magnetic.
De la eticheta la restaurant, la netiquette, și alte informații legate de etichetă și comunicare, îți pun la dispoziție tot ceea ce am învățat eu în experiența mea proprie la locul de muncă, dar și de când organizez evenimente și creez conținut pe domeniul etichetei și a protocolului.
Vei avea parte de o experiență educativă intensivă, alături de mine și de colegul meu Andrei Pop care este specialist în branding. Găsești toate detaliile pe pagina Etiquette Training, acolo unde îmi postez toate cursurile.
Intră aici ca să afli mai multe detalii.
Am mai scris și următoarele articole:
Multumesc mult. Mi-a fost de mare folos.